电子表格有助于持续改进吗?

发布的玛吉米勒德

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2015年1月27日凌晨5:42:00

327536006 _d1f6998aff_m管理改进工作是困难的。我们经常发现自己在不断地灭火,留给我们很少的时间来改进我们自己的改进过程。

讽刺,不是吗?

在试图改善我们的组织的过程中,我们常常以满足我们所拥有的一切而告终,只是尽我们所能做到最好。对于许多组织来说,这意味着依赖电子表格作为管理工具持续改进.电子表格有它的优点——它可以自动计算,大多数人都知道它是如何工作的,而且几乎每个有电脑的人都可以使用它。但是,也有一些问题,例如,如果多人同时打开共享驱动器上的电子表格,它很容易损坏或不同步。

老实说,许多人仍然在使用电子表格,只是因为它们简单而熟悉——也许“我们一直都是这样做的”。

这些理由听起来不太Lean。

作为持续改进的实践者,重要的是我们不仅要花时间在整个组织中寻找改进的机会,而且要花时间检查我们的自己的工作。这将使我们能够在整个组织中最大限度地发挥我们的努力的影响。

以下是我们经常对自己的电子表格撒的一些谎:

  1. “电子表格有助于持续改进。”

    对我来说,这是最大的谎言。当然,你有一个整个团队都可以访问的电子表格——但你真正检查它的频率是多少?

    想象一下。假设Harry在电子表格中添加了一个改进的机会。他的老板在上面签字,哈里就开始工作。与此同时,劳拉在电子表格中添加了一条评论,否定了这个想法的有效性。

    此时Harry没有理由查看电子表格,所以他没有看到Laura的评论。他花了数周时间致力于自己的项目,但当他最终打开电子表格记录自己的影响力时却发现这一切都是徒劳的。

    这听起来不像是有效的沟通。

  2. “电子表格记录了我们所做的工作。”

    这句话在技术上可能是对的,但实际上,这个记录是无用的。假设你已经连续改进了三年,并且勤奋地将每个改进想法记录在电子表格中。

    你真的认为有人会搜索电子表格,看看他们是否能从别人的工作中学到东西吗?你的主管们真的能通过这些数据来了解他们的战略计划做了什么吗?当然,从技术上讲,你有你所做的事情的记录——但这是没有用的。

  3. “电子表格将我们所有的信息存储在一个地方。”

    我看到过很多客户用KaiNexus制作的电子表格,其中最常见的错误就是“参考电子邮件文档”来获取更多信息。如果你是那封邮件的收件人,这是有帮助的,但对其他人来说毫无价值。像谷歌Docs和Dropbox这样的工具可以很好地存储这些额外的文档,但要找到你想要的东西可能是一场噩梦(而且许多组织会阻止访问这些web服务)。任何因为不适合你的电子表格而被保存在其他地方的信息,比如照片或附件,都可以被扔进垃圾桶,因为它能增加多少价值。

  4. “它们帮助不同的工作领域进行协作。”

    理论上,将所有改进的机会放在一个电子表格中,然后让多个部门访问它们,这意味着他们可以一起解决共同的问题,并从彼此的经验中学习。但实际上,这些努力并没有按计划同步进行,每个部门最终都要各自解决问题。每个小组都在重新发明轮子,很少有合作进行。

这只是我们关于电子表格的谎言清单的开始,但我想你已经明白了。仅仅因为我们将信息存储在电子表格中,并不意味着人们愿意(或能够)按预期使用它,从而使它变得低效和无效。

有一个更好的办法。

kaiexus软件不断改进和创新解决了电子表格固有的所有问题。

以下是KaiNexus的不同之处:


有效的沟通

当有人提出一个新的改进想法时,通知正确的人关于它。问题、评论、更新和解决方案也是如此。KaiNexus将改进工作的所有关键要素的沟通自动化,确保在正确的时间将正确的信息通知给正确的人。

永久性的,访问记录

KaiNexus创建一个轻松地检索数据库所有当前和过去的改进,这样人们可以很容易地找到他们想要的东西。一线员工可以看到为了解决他们的问题已经做了什么,高管可以看到谁在做什么来解决他们的战略计划。这种级别的透明度确保了每次改进都有最大的、持久的影响。

统一的数据库

KaiNexus跟踪每个改进想法的计划和影响信息,任务分配和状态,以及合作者之间的所有通信。该软件还允许您附加任何相关文件或链接,消除了通过其他数据库搜索信息的需要。另外,当多人同时使用KaiNexus时,没有任何东西会不同步。所有的东西都保存在一个地方,为改进信息提供一个单一的、可靠的参考点。

真正的合作

团队是围绕着改进的机会不管人们在哪里工作。在多班次和多地点运作的组织发现,他们的员工可以比以往任何时候都更有效地使用KaiNexus,因为我们的软件去筒仓改进工作。搜索想法的数据库可以让人们看到其他领域正在进行的工作,这样他们就可以一起合作解决共同的问题。

从今天开始。

你要求组织里的人通过挑战现状让事情变得更好来接受持续改进,现在是时候要求持续改进小组做出同样的要求了。从无效的电子表格到强大有效的KaiNexus持续改进和创新平台。

电子表格在您的组织中造成了什么问题?请留言分享你的故事!

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